Verwaltungsfachangestellte:r (m/w/d) oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung

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Stellenangebot Verwaltungsfachangestellte:r (m/w/d) oder vergleichbare kaufmännische Ausbildungen mit Verantwortung für die zentrale Verwaltung in Teilzeit (75%) unbefristet ab sofort

Integrationshilfen e.V. ist ein im Jahr 1986 gegründeter, freier Träger der Wohnungslosen- und Straffälligenhilfe in Hamburg. Neben einer Einrichtung mit Übergangswohnungen und Beratungsangeboten für straffällig gewordene Personen unterhält der Verein eine Soziale Beratungsstelle für Menschen mit Wohnungsproblemen. Im Auftrag der Behörde für Justiz und Verbraucherschutz und dem Fachamt Straffälligen- und Gerichtshilfe ist der Verein zudem an einer Vielzahl von Resozialisierungsmaßnahmen und -angeboten in Kooperation mit den Hamburger Justizvollzugsanstalten beteiligt. Darüber hinaus engagiert sich Integrationshilfen e.V. sozialpolitisch für die vorgenannten Personenkreise.

Sie sind verantwortlich für die Personal- und Mittelverwaltung der zuwendungsfinanzierten Angebote von Integrationshilfen e.V. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung, unserem Lohn- und Finanzbuchhaltungsbüro sowie den zuwendungsgebenden Behörden zusammen.

Ihre Aufgaben im Einzelnen:

• Personalverwaltung und vorbereitende Gehaltsabrechnung
  • Erfassung und Verwaltung von Abwesenheitszeiten des Personals und Weiterleitung an Team- und Bereichsleitung
  • Fristgerechte Meldungen aller das Personal betreffende Informationen an das Lohnbuchhaltungsbüro
  • Pflege und Digitalisierung der Personalakten
  • Erstellung von Vertragsdokumenten
  • Vorbereitende Prüfung der Lohnabrechnungen

• Buchführung und Rechnungswesen
  • Vorbereitende Buchführung
  • Monats- und Jahresabschlusstätigkeiten (Buchführung/Rechnungswesen mit DATEV)
  • Bearbeitung von Rechnungen und Anweisung von Überweisungen
  • Führung, Verwaltung und Sicherstellung von Verfügbarkeit von Barkassen

• Überwachung und Verwaltung von Zuwendungen
  • Vorbereitung von Zuwendungsanträgen und Verwendungsnachweisen
  • Verantwortlichkeit für Mittelabforderungen
  • Vorbereitung notwendiger Dokumente im Zuwendungsverfahren

• Verwaltende und organisatorische Tätigkeiten zur Ordnung des Tagesgeschäfts
  • Verwaltung und Verteilung von Postein- und ausgängen
  • Standortversorgung

• Sicherstellung der Erreichbarkeit
  • Telefonische Erreichbarkeit der Geschäftsstelle zu festgeschriebenen Zeiten
  • Pflege des Info- und Rechnungsmailpostfachs
  • Erreichbarkeit in Abwesenheitszeiten der Geschäftsführung

• eine kaufmännische Ausbildung
• sicherer Umgang mit EDV (MS-Office Programme)
• Kenntnisse im Umgang mit Datenbanken (u.A. DATEV, S-Firm)
• Kenntnisse im Bereich der Büroorganisation
• Kenntnisse im Bereich des Online-Bankings
• ein freundliches und professionelles Auftreten
• eine offene, empathische und respektvolle Grundhaltung gegenüber hilfesuchenden Menschen
• eine selbstständige, eigenverantwortliche und reflektierte Arbeitsweise

• Kommunikations- und Teamfähigkeit

• einen routinierten Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und Medien

• die Bereitschaft, täglich vor Ort zu sein (5 Tage/Woche), Ausnahmen sind nach Absprache möglich

• 30 Tage Urlaub
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitszeiten
• freie Tage an Heiligabend und Silvester

• ein interessantes Arbeitsumfeld 
• einen modernen und zentral gelegenen Arbeitsplatz 
• eine umfangreiche Einarbeitung 
• die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten
• ein Gehalt, das sich orientiert an den Gegebenheiten des Öffentlichen Dienstes (TV-L E 8)
• Fortbildung
• familienfreundliche Arbeitszeiten
• Homeoffice nach Absprache

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 15. März 2026.

Wir freuen uns auf Bewerbungen unabhängig von Nationalität, Geschlecht, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter, sowie sexueller Orientierung und Identität.

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich per E-Mail unter bewerbungen@integrationshilfen-hamburg.de. Einsendungen bitte nur als PDF, möglichst in einer Datei. 

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Anne Caliebe oder Janina Elit, Tel.: 040 - 3195708.